KI-Chatbot dokumentiert Unternehmensprozesse: Von tacitem Wissen zu BPMN-Diagrammen

In kleinen und mittleren Unternehmen bleibt ein Großteil des wertvollen Know‑Hows oft nur im Kopf der Fachkräfte. Ein neues Forschungsprojekt zeigt, wie ein auf Gemini 2.5 Pro basierender, konversationsfähiger Sprachassistent dieses tacite Wissen systematisch erfasst und in standardkonforme BPMN 2.0‑Diagramme überführt.

Der Assistent nutzt ein leichtgewichtiges Gradio‑Interface mit clientseitiger bpmn‑js‑Visualisierung. Durch ein interviewartiges Dialogformat fragt er gezielt nach Prozessschritten, klärt Unklarheiten und liefert sofortige, interaktive Diagramme, die die Nutzer in Echtzeit anpassen können.

In einer Proof‑of‑Concept‑Evaluierung im Bereich der Anlagenwartung konnte der Chatbot innerhalb von etwa zwölf Minuten ein präzises „AS‑IS“-Modell erstellen, Fehler direkt im Diagramm markieren und ein verbessertes „TO‑BE“-Design generieren – alles bei API‑Kosten, die für ein SME erschwinglich bleiben.

Die Studie beleuchtet Verzögerungsquellen, Modellwahl und die Herausforderung, XML‑Schemas strikt einzuhalten, und skizziert einen Fahrplan für agentische und multimodale Anwendungen. Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass konversationsbasierte LLMs die Barrieren für gründliche Prozessdokumentation senken, institutionelles Wissen bewahren, Transparenz erhöhen und kontinuierliche Verbesserungsprozesse beschleunigen können.